Důležité kroky schválíte vy.
Nabídka může před odesláním čekat na kontrolu, podklady před předáním na potvrzení. Vybereme místa, kde má rozhodnout člověk.
Automatizace
Opakovanou práci nechte na softwaru.
Propojíme vaše aplikace a automatizujeme kroky, které dnes děláte ručně. Od přenosu objednávek přes přípravu dokumentů až po podklady k fakturaci. Důležité kroky mohou zůstat na vašem schválení.
Co můžete automatizovat
Několik příkladů práce, kterou firmám automatizujeme.
Zpracování objednávek
Dnes ručně
Z objednávky přepisujete údaje do systému a kontrolujete, jestli něco nechybí.
Po automatizaci
Software převezme potřebné údaje, upozorní na neúplné zadání a připraví objednávku k dalšímu zpracování.
Podklady k fakturaci
Dnes ručně
Z dokončených zakázek nebo jízd dohledáváte práci, materiál, ceny a další položky.
Po automatizaci
Software shromáždí údaje, použije domluvené sazby a připraví podklady pro vystavení faktur.
Nabídky a dokumenty
Dnes ručně
Kopírujete údaje o zákazníkovi a zakázce do nabídek, smluv nebo předávacích protokolů.
Po automatizaci
Software doplní údaje do vašich šablon a připraví dokument ke kontrole a odeslání.
Předávání práce
Dnes ručně
Po dokončení úkolu posíláte zprávy, zakládáte další úkoly a předáváte kolegům podklady.
Po automatizaci
Dokončení jednoho kroku spustí další. Správný člověk dostane úkol i potřebné informace.
Pravidelné přehledy
Dnes ručně
Stahujete data z několika míst, spojujete tabulky a každý týden nebo měsíc připravujete stejný report.
Po automatizaci
Software pravidelně načte potřebná data a připraví přehled pro vedení nebo jednotlivé týmy.
Termíny a chybějící podklady
Dnes ručně
Procházíte zakázky a tabulky, abyste zjistili, co se blíží, na koho se čeká a co chybí.
Po automatizaci
Software hlídá nastavené podmínky a upozorní odpovědného člověka, když je potřeba něco vyřešit.
Řešíte jiný opakovaný postup? Rádi s vámi probereme i ten.
Ilustrační ukázka
Zakázka je hotová. Podklady k fakturaci se připraví samy.
Dokončení zakázky může spustit přípravu podkladů pro účetnictví. Software dohledá potřebné údaje, provede kontroly a připraví výsledek ke schválení.
Úkon člověka
Označíte zakázku jako dokončenou.
Tím se spustí domluvený postup.
Automaticky
Software shromáždí údaje.
Načte evidovanou práci, materiál a sjednané ceny.
Automaticky
Zkontroluje podklady.
Upozorní na chybějící údaje a připraví přehled k fakturaci.
Schválení člověkem
Odpovědný člověk výsledek schválí.
Před předáním může podklady zkontrolovat a případně doplnit.
Automaticky
Podklady se předají do účetnictví.
Po schválení proběhne domluvený přenos nebo se připraví soubor pro import.
Zakázky ZK-2026-041
Podklady k fakturaci
- Zakázka
- ZK-2026-041
- Zákazník
- Ukázkový zákazník
- Práce
- 12 hodin
- Materiál
- Položky převzaté ze zakázky
- Kontrola údajů
- Bez chybějících údajů
- Stav
- Čeká na schválení
Po schválení: předání do účetnictví
Jde o modelový postup s fiktivními údaji. Konkrétní kroky nastavíme podle fungování vaší firmy a možností používaných aplikací.
Využijeme to, co už ve firmě máte.
Pokud vám současné programy vyhovují, není důvod je automaticky měnit. Podíváme se, jak mohou spolupracovat a které ruční kroky mezi nimi odstraníme.
Propojíme používané aplikace.
Údaje z objednávek, zakázek nebo evidence práce nemusíte zadávat na více místech. Předem ověříme, jak se mohou vaše programy propojit a která data si předají.
Zapojíme i tabulky a soubory.
Podklady nemusí být jen v moderním systému. Prověříme také práci s vašimi exporty, tabulkami a soubory, které si dnes předáváte ručně.
Doplníme chybějící formulář nebo aplikaci.
Když chybí jednoduché místo pro zadání údajů nebo schválení výsledku, můžeme ho vytvořit. Automatizace tak naváže i na práci, kterou zatím žádný systém nepokrývá.
Více o softwaru na míru
Potřebujete zpracovat i texty a dokumenty?
Do automatizace můžeme zapojit AI. Například přečte objednávku v PDF, vybere potřebné údaje nebo připraví návrh odpovědi. Výsledek může před dalším krokem zkontrolovat člověk.
Více o AIAutomaticky, ale pod kontrolou.
Domluvíme, co má probíhat samo, kdy je potřeba schválení a kdo se dozví, pokud něco vyžaduje zásah.
Chybějící údaje se označí.
Neúplnou objednávku nebo chybějící cenu předá automatizace k doplnění. Nastavíme, jak se mají podobné výjimky řešit.
Uvidíte, co proběhlo.
U důležitých kroků zajistíme záznam výsledku. Pokud se například nepodaří přenos dat, odpovědný člověk dostane upozornění.
Co vás může zajímat
- Musíme kvůli automatizaci měnit používané programy?
- Často nemusíte. Nejdřív zjistíme, co používáte a jaké možnosti propojení tyto programy mají. Pokud je potřeba něco doplnit nebo změnit, vysvětlíme vám proč a navrhneme další postup.
- Co když náš program nemá možnost přímého propojení?
- Prověříme další cesty, například importy a exporty souborů. Ne každý program lze spolehlivě propojit. Možnosti ověříme předem, abyste věděli, s čím můžete počítat.
- Můžeme některé kroky dál kontrolovat a schvalovat?
- Ano. Automatizace může připravit podklady a počkat na vaše potvrzení. Společně určíme, které kroky proběhnou samy a kde zůstane zapojený člověk.
- Co se stane, když chybí údaje nebo některý program nefunguje?
- Navrhneme, kdy se má zpracování zastavit, koho upozornit a jak pokračovat po vyřešení problému. Důležité je, aby se neúplné údaje neposílaly dál bez domluvené kontroly.
- Potřebuje automatizace vždy AI?
- Ne. Přenos údajů, výpočty nebo upozornění často fungují podle jasných pravidel. AI přidáváme například pro čtení dokumentů nebo práci s textem, když to konkrétnímu postupu pomůže.
- Budeme po zavedení něco pravidelně platit?
- Záleží na řešení. Může jít o provoz, podporu nebo poplatky za používané služby. Případné pravidelné náklady vám uvedeme v nabídce předem.
Co u vás lidé dělají pořád dokola?
Popište nám jeden opakovaný postup. Probereme, které kroky může převzít software a s jakou cenou předběžně počítat.
Nebo nám napište na pomuzeme@procesum.cz